タイ社員旅行の幹事向けチェックリスト｜6か月前から出発当日までの準備

タイ・バンコクへの社員旅行で幹事を任されたものの、「何か月前から準備すればいい？」「参加者から何を確認する？」「タイ入国前に必要な手続きは？」と迷う方も多いのではないでしょうか。

社員旅行は個人旅行と違い、参加人数の確定、航空券やホテル、部屋割り、貸切車両、食事制限、入国準備、緊急時の連絡方法まで、複数の項目を同時に管理する必要があります。

この記事では、タイで旅行会社を運営するTRIPULLが、タイ社員旅行の幹事が6か月前から出発当日までに確認したいことを時系列で整理します。まだ日程や人数が決まっていない場合も、できるところから順番に進めれば問題ありません。

タイ社員旅行の準備はいつから始める？

結論から言うと、10名以上のタイ社員旅行は、できれば出発の6～4か月前から準備を始めるのがおすすめです。

最初に決めたいのは、旅行の目的、候補日、参加予定人数、1人あたりの予算です。その後、航空券・ホテル・タイ国内の移動・観光・食事を順番に具体化します。

タイ社員旅行の全体像を先に確認したい方は、タイ・バンコク社員旅行完全ガイドもあわせてご覧ください。

6～4か月前｜目的・日程・人数・予算を決める

社員旅行の目的を社内で共有する

最初に「何のための旅行か」を決めます。社員同士の交流、慰労、表彰、研修、視察など、目的によって適した行程は変わります。

• ・社員同士の交流を深めたい
• ・日頃の慰労を目的にしたい
• ・表彰や会社行事を組み込みたい
• ・タイの企業・工場・市場を視察したい
• ・観光と自由時間をバランスよく設けたい

目的が曖昧なまま観光地だけを増やすと、参加者の負担が大きくなりがちです。全員で行動する時間と自由時間の割合も、この段階で大まかに決めておきましょう。

候補日と参加予定人数を決める

正式な人数が決まっていなくても、「10～15名」「20名前後」のような概算があれば、ホテルや車両の候補を検討できます。

ただし、貸切車両は座席数だけでなく、スーツケースの個数や大きさも重要です。空港送迎を含む場合は、参加人数と荷物数の両方を伝えましょう。

予算の範囲を決める

予算は「1人あたり」と「会社全体」の両方で考えると整理しやすくなります。航空券・ホテルと、タイ到着後の現地手配を分けて見積もる方法もあります。

10名・20名・30名の現地手配例については、タイ社員旅行の費用はいくら？人数別のバンコク現地手配例で紹介しています。

3～2か月前｜航空券・ホテル・現地手配を進める

航空券とホテルを手配する

航空券は、参加者の出発地、利用空港、到着時刻がそろうか確認します。便が分かれる場合は、空港送迎も便ごとに必要になる可能性があります。

ホテルは料金だけでなく、朝食会場の広さ、大型車両の乗降場所、周辺の交通状況、自由行動のしやすさも確認しておくと安心です。

タイ国内の貸切車両を決める

バンコクでは、朝夕を中心に渋滞が発生します。団体旅行では、複数のタクシーに分乗すると集合確認や到着時間の管理が難しくなるため、人数に合った貸切車両を用意すると移動をまとめやすくなります。

車両を相談するときは、人数、スーツケース数、利用日、出発地、訪問先、終了場所を伝えてください。車両選びの基本は、バンコクのタクシーチャーターガイドでも解説しています。

観光・食事・懇親会を決める

寺院観光、アユタヤ、ディナークルーズ、タイ料理店など、全員で参加する内容を決めます。参加者の年齢や旅行経験に幅がある場合は、予定を詰め込みすぎないことも大切です。

会社代表者の挨拶、表彰、余興などを行いたい場合は、一般のクルーズだけでなく、貸切ディナークルーズも候補になります。

1か月前｜参加者情報と部屋割りを確定する

参加者の氏名は、航空券やホテルの予約情報とパスポートの表記が一致しているか確認します。入力ミスを避けるため、口頭ではなく、パスポートの表記を見ながら確認する方法が安心です。

参加者情報には個人情報が含まれます。閲覧できる担当者を限定し、旅行終了後は社内ルールに沿って適切に管理・削除してください。

1週間前｜行程と緊急連絡方法を全員へ共有する

最終行程表は、移動時刻だけでなく、集合場所、服装、食事、自由時間、緊急連絡先まで一つにまとめます。

• ・空港やホテルでの集合場所
• ・集合時刻と出発時刻
• ・当日の服装や寺院観光時の注意
• ・貸切車両の乗車方法
• ・食事会やディナークルーズの集合場所
• ・自由行動後の再集合場所
• ・幹事・現地担当者の連絡先
• ・体調不良や紛失時の連絡方法

紙の行程表だけでなく、参加者がスマートフォンで確認できるPDFやグループチャットにも共有しておくと便利です。

タイ社員旅行で特に確認したい7つのこと

1．TDACを到着3日前以内に登録する

タイへ入国する外国籍の旅行者は、原則としてタイデジタル到着カード（TDAC）の事前登録が必要です。登録できるのはタイ到着日を含む3日以内で、公式サイトで無料で手続きできます。

TDACには団体登録機能がありますが、公式FAQでは一度に登録できる人数は最大10名と案内されています。11名以上の場合は複数回に分ける必要があります。登録対象や手続きは変更される可能性があるため、出発前にタイ入国管理局のTDAC公式サイトを確認してください。

2．国籍ごとに入国条件を確認する

社員旅行の参加者が全員日本国籍とは限りません。査証の要否や滞在可能日数は国籍・旅券・渡航目的によって異なるため、参加者の国籍を早い段階で確認してください。

日本国籍者についても制度が変更されることがあります。最新情報は、タイ国政府観光庁の入国案内や関係機関で確認しましょう。

3．到着空港と便名を間違えない

バンコクには、スワンナプーム国際空港とドンムアン国際空港があります。参加者の便が分かれる場合は、どの空港に何時に到着するかを一覧にして、送迎車両の手配漏れを防ぎます。

4．バンコクの渋滞を前提に予定を組む

バンコクでは曜日、時間帯、天候などによって移動時間が大きく変わることがあります。空港、レストラン、クルーズなど、到着時刻が決まっている予定の前後には余裕を持たせましょう。

5．食事制限を店の予約前に確認する

アレルギー、ハラール、ベジタリアン、辛い料理が苦手など、食事に関する希望は店を決める前に集めます。人数が多いほど当日の変更が難しくなるため、事前確認が重要です。

6．歩行や乗降に配慮が必要な方を確認する

寺院や遺跡では階段や段差があり、徒歩移動が長くなる場合があります。高齢の参加者や車椅子を利用する方がいる場合は、観光地や車両を決める前に現地手配会社へ相談してください。

7．参加人数だけで車両を決めない

空港送迎では、座席が足りていてもスーツケースを積めない場合があります。大型荷物、ゴルフバッグ、車椅子などがある場合は、個数と大きさを事前に伝えましょう。

前日・当日の最終チェック

幹事が一人で抱え込まないための役割分担

人数が多い社員旅行では、幹事一人ですべてを管理するのは大変です。社内で次の役割を分担すると、確認漏れを減らせます。

• ・全体責任者：最終判断と社内承認
• ・参加者管理：名簿、部屋割り、食事制限
• ・会計担当：予算、集金、現地支払い
• ・当日担当：点呼、集合時間、忘れ物確認
• ・記録担当：写真、社内報、旅行後の共有

タイ国内の車両、観光、日本語ガイド、ディナークルーズなどを現地旅行会社へまとめて依頼すれば、幹事が個別の事業者と連絡する負担も軽減できます。

TRIPULLで対応できるタイ現地手配

TRIPULLでは、航空券やホテルをすでに手配している企業から、タイ到着後の現地手配だけをご依頼いただくことも可能です。

• ・空港とホテル間の貸切送迎
• ・人数と荷物量に合わせた貸切車両
• ・バンコク市内観光
• ・世界遺産アユタヤなどの郊外観光
• ・日本語ガイド
• ・団体で利用するディナークルーズ
• ・貸切ディナークルーズ

人数や行程がまだ決まっていない段階でも、旅行予定日、参加予定人数、希望する内容をお知らせいただければ、現地手配についてご相談いただけます。

タイ社員旅行の準備についてよくある質問

タイ社員旅行の現地手配をご相談ください

TRIPULLでは、バンコクを中心とした社員旅行・団体旅行の現地手配を承っています。まだ詳しい行程が決まっていない場合も、旅行予定日とおおよその人数からご相談いただけます。